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„Beschäftige dich mit den blinden Flecken deiner Firma und du wirst sehen.“

Voller Stolz erzählte mir die Geschäftsführung: „Wir sind in den letzten paar Jahren gewachsen, bekamen im neuen Gebäude mehr Platz und haben unser Team vergrößert. Wenn jemand jammert, dann auf hohem Niveau.“

Im Arbeitsalltag übersah man aber, dass sich das tolle Wachstum auf zuvor gut funktionierende interne Projekt- und Prozessabläufe negativ auswirkte – als sich ein viel kleineres Team noch informell organisierte. Mit mehr Leuten in den jeweiligen Abteilungen funktionierte das nicht mehr.

Eine sorgfältige Ursachenanalyse spürte blinde Flecken auf, die schon länger unter der Oberfläche schlummerten und das Jammern verursachten: Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche verschwammen zunehmend, bestehende Prozessbeschreibungen wiesen für den gewachsenen Bedarf Lücken auf und einige Schnittstellen zwischen Abteilungen waren unklar. In der Projektabwicklung kam es zu Verzögerungen. Diese Verzögerungen verursachten nicht nur Stress und gegenseitige Schuldzuweisungen, wenn es darum ging Fertigstellungstermine einzuhalten, sondern auch kostenintensiven Mehraufwand.

Die wichtigsten Hausaufgaben waren rasch gefunden, darunter:

  • Moderierter Workshop zur Klärung von Zuständigkeiten in und Schnittstellen zwischen Abteilungen
  • Überprüfung, Aktualisierung und Ergänzungen bestehender Prozessbeschreibungen
  • Unterstützung seitens der Geschäftsführung wo erforderlich
  • Förderung eines weiterhin informellen Miteinanders bei einer gleichzeitig formell gelebten Prozesskultur

Fazit: Die sorgfältige Ursachenanalyse half blinde Flecken, deren Angewohnheit es ist gerne im ungünstigsten Moment an die Oberfläche zu kommen, rechtzeitig aufzudecken und zu beheben.